Пісьмовыя звароты грамадзян павінны ўтрымліваць :

• назву і (або) адрас арганізацыі альбо пасаду асобы, якім накіроўваецца зварот ;
• прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое маецца) або ініцыялы грамадзяніна, адрас яго месца жыхарства (месца знаходжання) і (або) месца працы (вучобы) ;
• выклад сутнасці звароту ;
• асабісты подпіс грамадзяніна (грамадзян) .

     Пісьмовыя звароты юрыдычных асоб павінны змяшчаць :

• назву і (або) адрас арганізацыі альбо пасаду асобы, якім накіроўваецца зварот ;
• поўнае найменне юрыдычнай асобы і яго месца знаходжання ;
• выклад сутнасці звароту ;
• прозвішча, уласнае імя, імя па бацьку (калі такое маецца) кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты ;
• асабісты подпіс кіраўніка або асобы, упаўнаважанай ва ўстаноўленым парадку падпісваць звароты, завераны пячаткай юрыдычнай асобы.

      Заўвагі і (або) прапановы ўносяцца ў кнігу заўваг і прапаноў у адпаведнасці з формай кнігі заўваг і прапаноў, устаноўленай Саветам Міністраў Рэспублікі Беларусь.
     Тэкст звароту павінен паддавацца прачытанню. Рукапісныя звароты павінны быць напісаны выразным, разборлівым почыркам. Не дапускаецца ўжыванне ў зваротах нецэнзурных альбо абразлівых слоў ці выразаў. Да пісьмовых зваротаў, падаваным прадстаўнікамі заяўнікаў, прыкладаюцца дакументы, якія пацвярджаюць іх паўнамоцтвы. У зваротах павінна ўтрымлівацца інфармацыя аб выніках іх папярэдняга разгляду з дадаткам (пры наяўнасці), якія пацвярджаюць гэту інфармацыю.
     Праца па зваротах фізічных і юрыдычных асоб у РУП "Белкартаграфія" вядзецца на падставе Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц"